Zoals mijn lezers weten, ben ik een fan van het Japanse bedrijf Toyota. Wij kunnen daar veel van leren. Dat geldt ook voor de vorming van teams. Bij Toyota heeft men daarvoor de zogenoemde Diamond Approach bedacht. Die heeft vier facetten:

  1. Zet je in voor je persoonlijke ontwikkeling (ik)
  2. Coach en ontwikkel anderen (ik en jij)
  3. Ondersteun het dagelijks verbeteren (ik en wij)
  4. Creëer visie en stem doelen op elkaar af (ik en wij allen)

Voor alle vier facetten zijn technieken ontwikkeld. Voor de persoonlijke ontwikkeling is dat de Harada methode. Deze is ontwikkeld door een Japanse onderwijzer en leverde liefst dertien Olympische kampioenen op. De medewerker begint met het op­schrijven van zes doelstellingen die hij het komende jaar zal nastreven. In een tweemaandelijks gesprek onderzoekt hij met een coach hoe het staat met zijn inzet en betrokkenheid en hoe hij (of zij, uiteraard) een succes van zijn werk kan ma­ken.

Coach en ontwikkel anderen’ is iets dat iedere medewerker én manager kan doen, door collega’s en medewerkers te stimuleren om mee te doen aan Small Group Activities en hun uit te dagen om steeds te blijven leren.

Het management kan een grote rol spelen in het ‘ondersteunen van het dagelijks verbe­teren’ door actief deel te nemen aan het Daily Managementoverleg en daar niet alleen maar zijn mening te geven maar actief te luisteren, te enthousiasmeren en complimen­ten te geven voor de behaalde resultaten.

Het management moet ten slotte helder zijn over de richting waarin het bedrijf zich wil bewegen. Wat is de droom, de visie? Hoe ziet het bedrijf er over vijf jaar uit?

Diamond approach

Toyota brengt de ontwikkeling van teams in direct verband met de ontwikkeling tot een High Performance Organisatie. Er zijn zes sleutelvoorwaarden om een HPO te wor­den, in Toyota-taal Six Keys:

  1. Bepaal de richting: The True North. Ga op een roze wolk zitten en bekijk hoe wij sa­men een bedrijf kunnen opbouwen waar we trots op kunnen zijn.
  2. Ga naar de werkplek (go to gemba) en overtuig jezelf van wat daar gaande is.
  3. Maak verliezen zichtbaar, via methoden als Overall Equipment Efficiency, Visual Management, Statistical Process Control, et cetera.
  4. Richt je op teamwork en wees de verbindende schakel. Het goede of slechte voor­beeld van het management zal gevolgd worden.
  5. Creëer flow in het productieproces en bij de medewerkers door het samenwerken te stimuleren en onderlinge geschillen zo snel mogelijk uit de wereld te helpen.
  6. Heb Respect voor elkaar, jezelf en de mensen (respect for people)

Triple loop model

Hoe kunnen leidinggevenden die Diamond Approach in de praktijk toepassen? Daar­voor is ook wat bedacht…

Jaren geleden maakten de cabaretiers Kees van Kooten het televisieprogramma ‘Keek op de Week’, een humoristische terugblik op gebeurtenissen in de voorgaande week. Daar deden ze dan op geheel eigen wijze verslag van. Het zal niet in hun hoofd zijn op­gekomen dat ze hiermee ook een mooie managementtechniek te pakken hadden….

Ik doel op het Triple Loop Model. Dat kent niet alleen een terugblik op de week, maar ook een terugblik op de maand en op het kwartaal. Plus een dagelijkse vooruitblik op de komende dag. Hoe werkt dat?

Zoals ik al vaker heb geschreven, moet er een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen de ‘Wat’ en de ‘Hoe’ vraag. De directie bepaalt Wat het bedrijf aan producten en diensten voortbrengt maar moet aan de medewerkers overlaten Hoe de productie wordt georganiseerd en uitgevoerd. Daarbij dient de directie zich een ondersteunende rol aan te meten. Als zij ook wil bemoeien met de details van de Hoe vraag, dan zal de motivatie op de werkvloer minimaal zijn.

Het Triple Loop Model is van nut om de ondersteunende rol van de directie vorm te ge­ven:

  • De directie stelt aan de hand van de missie van het bedrijf de jaardoelen vast en be­spreekt die met het middenmanagement;
  • De middenmanagers en de teamleiders vertalen deze doelen in prestatie-indicatoren (Key Performance Indicators, KPI’s);
  • De teamleiders nemen deze KPI’s mee naar de werkvloer en vertalen ze samen met de medewerkers aan de hand van een X-type matrix in concrete, praktische targets.

Triple loop model

De Triple Loop is een leersysteem. Hij werkt alleen als er ook feedback is, en wel op elk niveau: van middenmanagement naar de directie, van de teamleiders naar het mid­denmanagement, en van de medewerkers naar de teamleiders. Dat gebeurt in een prestatiedialoog.

Nu komen Van Kooten en De Bie om de hoek kijken.

De prestatiedialoog van de direc­tie en het middenmanagement is namelijk een Keek op het Kwartaal. Elke drie maan­den blikken zij samen terug op de ontwikkelingen, gaan na of de focus op de doelen nog altijd scherp is en checken of het bedrijf op koers is bij het voldoen aan de Key Performance Indicators.

De prestatiedialoog van middenmanagement en teamleiders vindt maandelijks plaats, zij is een Keek op de maand. In dit gesprek staat vooral het verband tussen de KPI’s en de concrete targets centraal. Ontwikkelt zich dat op de gewenste manier of zijn bij­stel­lingen nodig?

Dan is er ten slotte ook een wekelijkse terugblik van teamleiders en medewerkers, een Keek op de Week, waarin zij samen nagaan of de targets gehaald zijn, wat er eventu­eel aan problemen in de weg heeft gezeten en hoe die kunnen worden opgelost.

Het doel van dit hele systeem is ervoor te zorgen dat de focus in de hele organisatie op de gestelde doelen blijft liggen.

Alleen terugblikken is dan natuurlijk niet genoeg. De bevindingen moeten ook worden vertaald in concrete acties. Dat kan het best door iedere dag op de werkvloer een korte meeting te houden, direct bij de machines. De afdelingsleider, de teamleiders en de productiemedewerkers bespreken daar de resultaten van de vorige dag. De mede­wer­kers krijgen vervolgens de ruimte om eventuele problemen die zijn geconstateerd zo­veel mogelijk zelf op te lossen. Dit noemen we Daily Management.

Mocht het niet lukken de problemen direct op de vloer op te lossen, dan worden ze doorgeschoven naar de volgende Keek op de week bijeenkomst. Levert ook dat onvol­doende oplossing, dan schuiven ze omhoog naar de volgende Keek op de maand bij­eenkomst – en desnoods nog hoger, naar de Keek op het kwartaal bijeenkomst.

Wil je weten wat we in jouw organisatie kunnen doen? Laat het ons weten. Op grond van ons realisme hebben we al veel potentiële verbeteringen ontdekt en doorgevoerd. Je kan ons bereiken via steven.blom@blomconsultancy.nl of 06 – 53 16 49 40.