blm-icons-aanpak-03_5sOpgeruimd in 5 stappen

5S op de werkvloer

Dozen liggen opeengestapeld. Flyers, boeken, brieven en archieven vormen een grote, onoverzichtelijke stapel. Bureaus zijn al wekenlang niet opgeruimd. Kortom, de werkplek is één grote chaos.

Een onopgeruimde werkplek doet meer kwaad dan je op het eerste gezicht zou denken. Een beetje troep lijkt natuurlijk niet zo erg. Sterker nog, sommige werknemers beweren zelfs dat ze productiever zijn in een chaotische omgeving. Toch blijkt dit niet waar te zijn. In werkelijkheid gaat de productiviteit enorm achteruit wanneer de werkplek een zootje is.

Rommel in het hoofd

Zo besteedt een gemiddelde werknemer 1 uur per dag aan het zoeken van informatie of spullen. Een groot deel van de dag wordt dus al verspild doordat mensen spullen kwijtraken op de werkvloer. Documenten op de computer, werkmaterialen of oude archieven. Ze zijn allemaal wel eens kwijt wanneer we ze nodig hebben. Afgezien van de tijd die verloren gaat bij het zoeken naar spullen in een chaotische werkomgeving, zijn er nog een aantal belangrijke redenen om de werkplek goed op orde te houden. Zo is er het gevaar dat ontstaat wanneer niet duidelijk is hoe materialen zijn opgeborgen. Zeker in het geval van scherpe voorwerpen, elektrisch gereedschap of chemicaliën. Het is belangrijk dat deze spullen veilig en duidelijk opgeruimd zijn.
Daarnaast is er de stress en afleiding. Rommel op de werkplek leidt vaak tot rommel in het hoofd. In een schone en opgeruimde omgeving is het een stuk makkelijker om helder en scherp na te denken. 5s op de werkvloer heeft dan ook een veel bredere invloed dan alleen op de productiviteit. Het beïnvloed het denken en het zien.

Rust door 5S

Reden genoeg dus om te zorgen voor een schone en opgeruimde werkomgeving. Daarom heeft Toyota tientallen jaren geleden het 5S systeem ontworpen. 5S is een systeem om de effectiviteit en productiviteit van een werkplek optimaal te maken. Tevens is 5S het komen tot een standaard, ofwel afspraak met elkaar hoe er uniform gewerkt kan worden. Deze structuur en standaarden leveren rust op die de medewerkers meer gelegenheid geeft om verliezen te zien en te verbeteren. Kortom, minder hoeven nadenken over hoe te werken en meer aandacht voor de dingen waar het echt om gaat, kwaliteit, verliezen elimineren, continu verbeteren.

Vanwege het enorme succes bij Toyota wordt 5S inmiddels wereldwijd gebruikt en is het een fundamenteel onderdeel van productiviteit. 5S verhoogt de productiviteit, maakt werkplekken veiliger en zorgt dat werknemers prettiger en makkelijker aan de slag kunnen.

Het 5s resultaat

Het menselijk aspect van 5s is erg belangrijk. Vooral de houding, verantwoordelijkheid en betrokkenheid van de medewerkers zal veranderen in positieve zin. Tevens werkt iedereen op een eenduidige manier en zal de kwaliteit van werken en product ook gegarandeerd dezelfde zijn. Productiviteit, sfeer, veiligheid en overzichtelijkheid zullen flink toenemen door 5s op de werkvloer. De resultaten van de werknemers nemen toe, terwijl het aantal fouten en ongelukken zal afnemen.

5S heeft zichzelf wereldwijd bewezen en kan gemakkelijk en relatief goedkoop toegepast worden. Kortom, 5S is de moeite van het toepassen meer dan waard. Ga dus direct aan de slag en ervaar zelf het resultaat van 5S op de werkvloer.

>   Ja, ik wil weten hoe we 5S kunnen toepassen in onze organisatie  >

Open of in house 5S training?

Contact over 5S

  • Ja, ik wil weten hoe we 5S kunnen toepassen op de werkvloer.

Open of in house training?

Wat is 5S

Wat is 5S?

5S is een systeem dat bestaat uit 5 fases. Gezien de Japanse afkomst van 5S, heeft iedere fase een Japanse benaming beginnend met de letter S.

Seiri   =   Sorteren   =   Sort  >   Bepalen wat nodig is en wat weg kan

Seiton   =   Schikken   =   Set in order  >   Spullen logisch en makkelijk opbergen

Seiso   =   Schoonmaken   =   Shine  >   De omgeving opruimen en in goede staat houden

Seiketsu   =   Standaardiseren   =   Standardize  >   Een systeem of schema maken voor de eerste 3 S’en

Shitsuke:   Standhouden:   Sustain >   Zorgen dat het systeem gebruikt blijft worden

Wanneer deze 5 stappen effectief toegepast worden leidt dit tot een opgeruimde, veilige en prettige werkplek. Het zorgt dat werknemers meer gefocust aan de slag kunnen en dat taken makkelijker van elkaar overgenomen kunnen worden.

Wat houden deze 5 stappen nu precies in?

Sorteren (Seiri)

In veel werkplekken liggen spullen die niet of nauwelijks gebruikt worden. Zonde, want ongebruikte spullen staan alleen maar in de weg. Wanneer spullen inderdaad niet gebruikt worden, dan worden ze tijdens het sorteren opgeruimd. Dit kan betekenen dat ze buiten de werkplaats opgeborgen worden, verkocht worden of simpelweg in de prullenbak belanden.

Wanneer het niet helemaal zeker is of een voorwerp wél of niet nodig is, krijgt het een rood label. Werknemers kunnen dan in de weken erna bijhouden of het voorwerp gebruikt wordt. Zo niet, kan ook dit voorwerp opgeruimd worden.

Het sorteren begint door alle voorwerpen uit de ruimte te halen. Vervolgens zijn er 4 dozen waarin alle voorwerpen gesorteerd worden. Namelijk Behouden, Verwijderen, Evalueren en Verplaatsen.

De voorwerpen in de behouden doos doorlopen vervolgens de volgende stappen van het 5S systeem. De voorwerpen in de verwijderen doos worden verkocht of weggegooid. De voorwerpen in de Evalueren doos krijgen een rood label zodat bijgehouden kan worden of ze de moeite waard zijn om te behouden. En de voorwerpen in de Verplaatsen doos worden nauwelijks gebruikt, maar zijn belangrijk genoeg om te houden. Daarom worden ze in een andere ruimte opgeslagen.

Schikken (Seiton)

Dan is het tijd om de voorwerpen die behouden worden weer terug te plaatsen in de werkruimte. Alleen dit keer zo efficiënt mogelijk. Het is dan ook belangrijk om veelgebruikte voorwerpen makkelijk beschikbaar te maken.

Daarnaast worden alle voorwerpen op een herkenbare en overzichtelijke manier opgeborgen. Zodat voor iedereen duidelijk is welke voorwerpen waar te vinden zijn en in één oogopslag duidelijk is of er iets mist in de werkplek.

Om spullen overzichtelijk op te bergen kan bijvoorbeeld een schaduwbord gebruikt worden. Dit is een bord waarop spullen op een gemarkeerde plek opgehangen worden. Zo is direct duidelijk waar het voorwerp hoort. Wanneer het voorwerp niet op de juiste plek is teruggehangen valt het gelijk op.

Belangrijk bij het schikken is om rekening te houden met de wensen en benodigdheden van de werknemers. Ieder individu verschilt in wat voor hem of haar een makkelijke manier van werken is. Naast persoonlijke voorkeur, verschillen mensen bijvoorbeeld in lengte en in rechts- of linkshandigheid. Betrek daarom iedere werknemer persoonlijk bij het schikken en vraag voortdurend om feedback. Zo ontstaat uiteindelijk de werkplek waar de werknemers zelf het liefst in werken.

Schoonmaken (Seiso)

Het draait bij schoonmaken vooral om regelmatig onderhoud. Het is namelijk veel eenvoudiger om een werkplek blijvend schoon te houden dan om een vieze en rommelige werkplek op te ruimen. De schoonmaak zou daarom altijd volgens een vast schema moeten verlopen in plaats van te moeten wachten tot de werkplek vies genoeg is.

Het is handig om de verantwoordelijkheid voor de schoonmaak te laten roteren. Op die manier is iedereen betrokken bij het proces. Daarnaast bespaart het zo tijd voor managers, omdat de verantwoordelijkheid voor de schoonmaak op deze manier niet op hun schouders beland.

Zorg ook dat werknemers op de hoogte zijn van hoe de werkplek eruit hoort te zien. Een afbeelding van een opgeruimde werkplek kan hierbij helpen. Wat nog krachtiger is, is een informatiebord met duidelijke instructies voor hoe de werkplek voor en na de werkshift opgeruimd moet worden.

Standaardiseren (Seiketsu)

De standaard is de onderlinge afspraak waardoor het gemakkelijker is om elkaar aan te spreken op afwijkingen. Het standaardiseren van 5S is als het ware de brug tussen de eerste 3 stappen en de laatste stap. Standaardiseren is de moeilijkste maar ook de belangrijkste stap. Wanneer er niet gestandaardiseerd wordt, wordt het proces vaak na enige tijd onregelmatig, slordig of zelfs helemaal vergeten.

Wanneer de stappen van 5S met vaste regelmaat en structuur worden toegepast, weet iedereen waar hij aan toe is. Zo blijft de werkplek schoon, overzichtelijk en veilig en kunnen de medewerkers zich echt richten op kwaliteit, verliezen elimineren en verbeteren. Zorg daarom voor een vast systeem, dat overal in het bedrijf begrepen wordt en uitgevoerd kan worden.

Hiervoor is het belangrijk om een schema te creëren waarop duidelijk aangegeven wordt wat er precies gedaan moet  worden, op welke momenten, en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Om het proces te controleren kan een controlelijst worden gebruikt. Hierop kan afgetekend worden welke taken gedaan zijn, door wie, en er kan eventueel een score toegekend worden aan het volbrengen van deze taken. Zo’n score, in combinatie met beloningen, kan helpen om het proces van 5S leuk te maken.

Standhouden (Shitsuke)

Er zijn een hoop veranderingen doorgevoerd op de werkvloer. Alles is opgeruimd, alles is schoon en alles is overzichtelijk. Er zijn schema’s en controlelijsten aangebracht om te zorgen voor regelmaat en structuur. Iedereen werkt in deze fase inmiddels op dezelfde manier. Niet alleen het netjes houden van de werkplek maar alle processen waarmee iets gemaakt wordt.

En wat nu als ondanks dit alles, de goede gewoontes na enige tijd toch beginnen te verslappen?

Dankzij de controlelijsten is het direct duidelijk wat er precies misgaat en wie daarvoor verantwoordelijk is. Vervolgens kan uitgezocht worden wat de reden is dat het schema niet is volgehouden.
Meestal komt die reden neer op één van onderstaande redenen:

  • De verantwoordelijke werknemer heeft te weinig training gehad. Misschien was deze werknemer er nog niet toen 5S werd geïntroduceerd, of misschien is deze werknemer nooit echt betrokken geweest bij de invoering van dit systeem.
  • Er is niet voldoende tijd om aan alle nieuwe eisen te voldoen. Wanneer werknemers omkomen in hun dagelijkse taken en verantwoordelijkheden, is het bijna niet te doen om daarnaast nog verantwoordelijkheid te nemen voor de taken van het 5S systeem. In dat geval is het goed om de algemene werkdruk te verlichten zodat er tijd vrijkomt voor het 5S systeem. (Onthoud dat het 5S systeem op de langere termijn juist tijdsefficiënt is en dat er dan dus juist weer tijd vrijkomt).
  • Er is te weinig om feedback gevraagd. 5S is er voor de werknemers. Het zal dan ook aan de wensen en eisen van de werknemers moeten voldoen. Wanneer werknemers aangeven dat iets niet optimaal werkt en hier niet naar geluisterd wordt, is het niet vreemd dat ze na enige tijd stoppen met het uitvoeren van de stappen. Wees dan ook altijd alert op feedback van werknemers over de veranderingen die komen met 5S.

Naast de controlelijsten is er een maandelijkse audit die ervoor zorgt dat mensen kritisch blijven kijken naar zichzelf. Leidinggevende zijn betrokken en stellen kritische vragen.

Al met al blijft het zo dat het vormen van nieuwe gewoontes tijd en energie kost. Het volhouden van 5S op de werkvloer houdt ook in dat er nieuwe gewoontes gevormd worden. Hier zijn enkele tips om te zorgen dat die gewoontes makkelijker volgehouden worden:

  • Laat voor alle stappen een duidelijke demonstratie zien. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren. Daarnaast kunnen tijdens deze demonstratie direct de voordelen duidelijk gemaakt worden.
  • Tijdens de eerste periode van 5S is het belangrijk dat werknemers geholpen en gecontroleerd worden in het toepassen van de nieuwe gewoontes. Zo kunnen er geen stappen vergeten worden en wordt alles direct goed aangeleerd.
  • Zorg dat er voldoende checks gedaan worden. Met behulp van de controlelijsten kan goed worden bijgehouden of alles soepel verloopt. Wanneer iedereen zo nu en dan verantwoordelijk is voor de controlelijsten blijft iedereen betrokken bij alle stappen van 5S.
  • Wanneer bepaalde stappen voortdurend niet goed gaan en wanneer dingen in het systeem niet werken, verander ze direct. Zo blijft alles zo soepel mogelijk verlopen en blijft 5S aantrekkelijk om te gebruiken.
  • Wanneer nieuwe werknemers bij het team komen, kunnen deze het beste getraind worden door werknemers die al ervaren zijn met 5S. Zo weten ze direct wat er van hen verwacht wordt en wat het oplevert om 5S te volgen.
  • Meet de resultaten van 5S. Houd bij of de productiviteit inderdaad omhoog gaat, of er minder ongelukken gebeuren en of er minder spullen kwijtraken. Deel deze resultaten met het team, zodat iedereen op de hoogte is van het effect van de veranderingen. Zelfs als deze resultaten nog niet heel indrukwekkend zijn. Dankzij het inzicht wordt voor iedereen duidelijk welke acties het meest opleveren.
  • Geef constructieve feedback en blijf bij de feiten. Het laatste wat je wilt bereiken is dat werknemers elkaar onderling de schuld gaan geven van het mislukken van 5S. Vermijd daarom beschuldigingen, houd feedback positief en geef op een constructieve manier aan welke dingen verbeterd kunnen worden.

De zesde S: Safety (Veiligheid)

Hoewel deze zesde S niet in het originele 5S concept van Toyota voorkomt, zijn er vandaag de dag veel mensen die beweren dat ook deze zesde S een belangrijke bijdrage levert aan het model.

Hierover is nog enige discussie. Tegenstanders vinden dat veiligheid een deel hoort te zijn van de andere vijf S’en, en dat een zesde S daarom overbodig is. Voorstanders aan de andere kant, vinden dat veiligheid belangrijk genoeg is om een eigen categorie te krijgen.

Ondanks de meningsverschillen, zijn beide partijen het erover eens dat veiligheid een belangrijk onderdeel is van 5S op de werkvloer. Naast de overduidelijke voordelen voor de gesteldheid van werknemers, draagt veiligheid bij aan productiviteit op de werkvloer.

Ongelukken kosten tijd. Allereerst moet het werk worden stilgelegd. Daarnaast zijn werknemers misschien voor enige tijd niet in staat om te werken. En ook tijdens het werk zelf, zullen werknemers sneller werken wanneer ze het gevoel hebben dat ze in een veilige omgeving werken. Ze hoeven dan tenslotte niet voortdurend op hun hoede te zijn voor eventuele ongelukken.

De beste manier om voor veiligheid te zorgen is door na te gaan hoe de voorgaande 5 S’en aan de veiligheid kunnen bijdragen. Bekijk voor iedere S wat de impact is op de veiligheid, en wat ervoor kan zorgen dat de veiligheid nog verder verbeterd wordt.

5S trainingen

Blom Consultancy geeft 5S trainingen. Bent u geïnteresseerd hoe de 5S methode ingezet kan worden bij uw bedrijf? Neem dan via het formulier aan de rechterkant contact op over onze 5S trainingen.