1. Value Stream Mapping en OEE meting
Als wij opdracht krijgen om een fabriek te rationaliseren beginnen wij met het in kaart brengen van alle processen, via Value Stream Mapping (VSM). Daarbij bekijken we het hele traject van order intake, inkoop van materialen, productie, opslag, uitlevering en service. We doen deze mapping vanzelfsprekend met de medewerkers die weten hoe deze processen verlopen. Behalve in kaart brengen, proberen we aan de hand van de beschikbare data aan alle processtappen ook een tijdpad te koppelen.
Mochten we te doen hebben met meer kantoorachtige omgevingen dan maken we een Makigami (het Japanse woord voor ‘rol papier’). Deze methode is vooral geschikt om processen te visualiseren waarvan het product of de dienst niet direct zichtbaar is,
Aan de hand van de verzamelde data maken we eerst een beeld van de huidige situatie (Current State). Daarna proberen een ideaalplaatje te schetsen van de toekomstige situatie (Future State).
2. Inrichten War Room
Vervolgens richten we een War Room in. Daar hangen we de Current State en de Future State aan de muur. Van hieruit kunnen leidinggevenden de dagelijkse operatie volgen en de planningen bekijken. Dit is ook de plek om de afwijkingen te bespreken die de vorige dag zijn geconstateerd. Door de Current State voortdurend met eenvoudige plaatjes te visualiseren, blijft steeds zichtbaar wat de huidige toestand is en hoe ver we gevorderd zijn op weg naar de gewenst Future State.
Onderdeel van Value Stream Mapping is de meting van de productiviteit van de machines, de zogenoemde Overall Equipment Efficiency (OEE). Het is voor de meeste bedrijven een schok om te ervaren dat die vaak niet hoger uitkomt dan 40 procent, terwijl 85 procent haalbaar is. Vaak houden we de OEE een tijdje met de hand bij, zodat iedere operator weet wat dit inhoudt en hoe je dit kunt berekenen. Daarna kunnen we overgaan op een applicatie die de OEE automatisch berekent.
3. Opstarten Small Group Activities
De bepaling van de OEE leidt als vanzelf tot de conclusie dat er nog heel wat te verbeteren valt aan de processen. Dat doen we via Small Group Activities (SGA’s). Deze kleine groepsprojecten zijn het geheime wapen van Lean en Monozukuri. Door de medewerkers zelf te betrekken, komt er snellere en grotere betrokkenheid voor verbeteringen. Niemand vindt het fijn om een bestaande werkwijze te veranderen omdat één of andere wijsneus bedacht heeft dat het anders kan. Maar als je het zelf hebt bedacht, ligt het anders.
4. Invoeren Daily Management en Leader Standard Work
De volgende stap is het invoeren van Daily Management. Doel is om te zorgen dat de verschillende problemen op het juiste niveau worden opgelost of – als dat niet lukt – worden geëscaleerd naar het volgende hiërarchische niveau. Ook hier helpt het om de processen te visualiseren via eenvoudige plaatjes of grafieken die dagelijks worden bijgehouden.
Het helpt ook om alle taken zo helder mogelijk te maken en te standaardiseren, en om mensen goede opleidingen te bieden. Op die manier krijgt iedere medewerker een duidelijk beeld wat zijn/haar taak inhoudt en wat er van hem/haar wordt verwacht. Dit geldt ook voor leidinggevenden, die hierbij kunnen worden geholpen door invoering van Leader Standard Work.
Het is de taak van het management om een sfeer te creëren waarin mensen de schouders eronder zetten om het bedrijf samen tot een succes te maken. Als het eens een keer moeilijk wordt, moet het management het verbeterproces in gang zetten en de juiste stappen initiëren, zodat mensen het plezier in hun werk niet kwijtraken of althans weer terugvinden.
Als je het zo opschrijft, klinkt het allemaal heel eenvoudig. In de praktijk is het een proces van jaren om een echte Monozukuri-omgeving te creëren. Maar het is enorm leuk om deze weg in te slaan. Ook voor managers. Velen van hen vragen zich af wat hun toegevoegde waarde is als ze alleen maar op de winkel mogen passen. Door voortdurend aan verbetering te werken en de Kunst van het Maken steeds verder te perfectioneren, is er voor iedere hiërarchische laag enorm veel te doen met een grote bevrediging en werkplezier als gevolg.
Dit is een oproep aan alle managers. Ga er mee aan de slag! Het is goed voor je bedrijf, goed voor je mensen, goed voor je klanten en goed voor jezelf!
Wil je weten wat we in jouw organisatie kunnen doen? Laat het ons weten. Op grond van ons realisme hebben we al veel potentiële verbeteringen ontdekt en doorgevoerd. Je kan ons bereiken via steven.blom@blomconsultancy.nl of 06 – 53 16 49 40.