In de loop der jaren heb ik veel projecten uitgevoerd met Japanse ingenieurs. Daarbij is mij opgevallen dat zij het projectmanagement heel anders aanpakken dan westerse ingenieurs.
Vage termen
Het begint al bij de formulering van het project. De opdrachtgever omschrijft die met opzet nog in vage termen, om te voorkomen dat hij te veel gras voor de voeten van de ingenieurs wegmaait. Hij stelt wel een gewenst doel vast en vormt een team maar laat het vervolgens aan de leden van dat team over om nauwkeuriger te definiëren wat de opdracht inhoudt en hoe zij daar het beste uitvoering aan kunnen geven.
De eerste vraag die het projectteam vaak stelt is: kunnen we aan de hand van metingen een beeld krijgen van hoe de werkelijkheid er op dit moment uitziet? Dat beeld vormt dan de basis van het plan dat moet leiden tot de gewenste uitkomst.
Verdieping in het project krijgen
Daarna gaat het team aan de slag om alle mogelijkheden te onderzoeken. Het overlegt regelmatig met de opdrachtgever om na te gaan of het nog op de goede weg is. De opdrachtgever zal dan niet sturend optreden maar door het stellen van vragen proberen verdieping in het project te krijgen.
Meer geduld dan westerlingen
Kennelijk vinden Japanse opdrachtgevers en Japanse ingenieurs het heel belangrijk om eerst alle aspecten van het project te onderzoeken, vóór ze tot een afgebakende beschrijving komen. Voor ons westerlingen lijkt dit een lang en eindeloos traject, waar wij na een tijdje genoeg van krijgen. Japanse ingenieurs hebben er meer geduld voor. Pas als zij consensus hebben bereikt zullen ze het definitieve project aan de opdrachtgever presenteren en aan het werk gaan.
Wat vervolgens gebeurt, is verbluffend. Tijdens de uitvoering is er weinig discussie, het project wordt uitgevoerd zoals is afgesproken, en het is vaak in no-time gereed, niet zelden eerder dan was afgesproken.
Souplesse versus frustratie
In het westen zijn we veel ongeduldiger. We denken al snel dat we het weten en gaan aan de slag. Maar tijdens de uitvoering blijken veel dingen onduidelijk en onvoldoende doordacht, en is veel communicatie nodig om het project te laten slagen. Dit leidt tot veel frustratie bij de uitvoerenden omdat onderweg van alles moet worden gewijzigd. Het project is dan ook meestal niet op tijd en binnen budget klaar.
De vraag is: wat kunnen we hiervan leren?
Onacceptabel
In de oosterse cultuur is gezichtsverlies onacceptabel. Mensen zijn daarom voorzichtig met het doen van snelle, krachtige uitspraken. Een Japans gezegde is: ‘als er een spijker uit de plank steekt moet je hem terugslaan’. Het wordt niet erg gewaardeerd als je je zin doordrukt of vindt dat jij het beter weet dan het team.
Japanners zullen altijd streven naar consensus. Hier in het westen denken we dat consensus inhoudt bij dat iedereen het met de koers of de beslissing eens moet zijn. Voor een Japanner betekent consensus: ‘ik kan met deze koers of beslissing leven’. Deze houding komt voort uit de wens om het project vooral op tijd en binnen budget op te leveren en zo gezichtsverlies te voorkomen.
Steek voldoende tijd in het voortraject
Maar dit mag niet ten koste van de kwaliteit gaan, want ook dat zou gezichtsverlies betekenen. Het is dus in Japanse ogen zeer zinvol om voldoende tijd te besteden aan het voortraject en iedereen mee te nemen in het beslissingstraject, zodat iedereen weet welk denkpatroon ten grondslag ligt aan de definiëring van het project en aan de uitvoering.
Deze aanpak levert uiteindelijk niet alleen snellere doorlooptijden en betere beheersing van kosten op, maar ook kwalitatief hoogwaardige producten.
Meer informatie
Mocht u nog graag verder praten over dit onderwerp. Bel Steven Blom 06-53164940 van Blom Consultancy.