De basisvoorwaarde is de wil van de directie om samen te willen verbeteren. Met de knoet rondlopen en mensen de schuld geven als het niet loopt zoals gewenst is niet de methode voor een succesvolle aanpak.

Verschillende manieren

Er zijn verschillende manieren om een verbeter programma te beginnen. Het mooiste is natuurlijk als het management al elders ervaring heeft opgedaan met Lean, World Class Manufactoring of TPM. Toch is de eerste aanzet heel belangrijk bij het doen slagen van het traject. De bedoeling is om bij het begin verliezen zichtbaar te maken en een sense of urgency en excitement te creëren.

In het verleden zijn wij vaak begonnen met het meten van de Overall Equipment Effectiveness (OEE). Dit geeft een helder beeld voor de ruimte voor verbetering. Alhoewel veel bedrijven denken goed bezig te zijn is de bepaling van de OEE een enorme Eyeopener. Veel bedrijven komen niet boven de 35% OEE uit terwijl 85% mogelijk is en dat is dan meestal schrikken.

Dit is dan ook een goed startpunt om te beginnen, door de organisatie te laten zien hoe de werkelijkheid eruitziet. De kunst is om dit getal te gebruiken als een uitdaging en mensen uit te nodigen met ideeën te komen hoe we dit kunnen verbeteren en niet te gebruiken als stok om de hond te slaan. Hierbij helpt het om bij het Daily managementbord dagelijks de resultaten te bespreken en door middel van een verbeterteam of een z.g.n. Small Group Activity (SGA) aan de slag te gaan.

Wegnemen van verliezen

Aangezien continue verbeteren gebaseerd is op het wegnemen van verliezen is ook een andere mogelijkheid om die verliezen zichtbaar te maken door het maken van een Value Stream Map (VSM). Deze methode is zeer geschikt voor het in kaart brengen van processen en ook daar waar orders van het ene bureau naar het andere worden geschoven. Door met de groep die werk aan elkaar doorgeven samen te gaan zitten en de flow tussen de diverse afdelingen te bepalen door een Brown Paper sessie zichtbaar te maken hoe de flow eruitziet en waar de verliezen ontstaan.

Een derde aanvliegroute is een Awareness Sessie te houden door met een Flow-spel inzicht te verschaffen wat de basisprincipes zijn van een continu verbeter aanpak. Meestal gaan we dan met de betreffende mensen vrachtwagentjes van Lego in serie maken. Door het spel een aantal keer te spelen, nadat we iedere ronde verbeteringen hebben aangebracht wordt langzamerhand steeds duidelijker met welke continu verbeter principes de productiviteit verveelvoudigd kan worden. De volgende stap is dan om na te gaan of de dagelijkse werkzaamheden volgens dezelfde principes ook kunnen worden aangepast.

Samen oplossen

Alle continu verbeter methodes zijn erop gebaseerd dat je samen de problemen, waar je misschien al jaren mee aan het tobben bent kunt oplossen. Niet proberen met grote stappen een enorme verbetering proberen te realiseren of aan één afdeling een opdracht geven om te verbeteren, maar samen met elkaar met kleine stappen iedere dag verbeteren. Daarvoor is het nodig dat er gezamenlijke doelen worden bepaald, dagelijks terugkoppeling wordt gegeven over de situatie en de goede resultaten worden gevierd.

Het motto moet zijn: Iedere dag aan de slag om het weer beter te doen, want uiteindelijk gaat het erom dat we tevreden stakeholders weten te creëren zowel klanten als medewerkers.

Wil je weten wat we in jouw organisatie kunnen doen? Laat het ons weten. Op grond van ons realisme hebben we al veel potentiële verbeteringen ontdekt en doorgevoerd. Je kan ons bereiken via steven.blom@blomconsultancy.nl of 06 – 53 16 49 40.