Mensen gaan lang niet altijd met plezier naar hun werk, terwijl ze zich op zaterdag wel uitsloven op het voetbalveld, waar ze niet eens voor betaald krijgen. De vraag is dus: hoe krijg je het als werkgever voor elkaar dat je medewerkers zich met hetzelfde enthousiasme op het werk storten?

Daar zijn twee dingen voor nodig: visie en terugkoppeling.

De noodzaak van visie

Visie is een beeld waarmee de medewerkers een zinvol doel aan hun handelen kunnen geven. Vaak wordt dat samengevat in een slogan. Apple heeft onder meer als doelstelling: ‘we don’t design products for some people or even most people, we design them for every single person’. De toekomstvisie van Toyota is ‘mobiliteit voor iedereen’. Coca Cola wil ‘Always everywhere’ zijn.

Simon Sinek heeft de noodzaak van een visie goed verwoord in zijn speech:
Start with Why! Begin met de Waarom vraag! Bekijk hier de video >

Toen ik bij Fuji Photo Film werkte, verwoordde mijn baas Tatsuuma zijn visie in de slogan: Quality First, Family Way.

De vraag is natuurlijk: hoe breng je dat in de praktijk?

Quality First

Bij Fuji Photo Film brachten we het Quality First in de praktijk door Statistical Proces Control (SPC). Alle relevante medewerkers kregen les in het maken van SPC Charts. Dit zijn grafieken waarmee je de kwaliteit van iedere processtap visualiseert. Ze werden niet door de kwaliteitsdienst bijgehouden maar door de productiemensen zelf en ze werden niet in de kast opgeborgen maar aan de wand gehangen, zodat iedereen ze iedere dag kon zien. In de ochtendbijeenkomst werden ze besproken en kregen de operators de gelegenheid om eventuele afwijkingen te verklaren en uit te leggen welke correctieve acties zij daar op hadden ondernomen. Hierdoor ontstond elke dag een levendig gesprek tussen de bedrijfsleiding en de uitvoerenden. Mensen voelden zich gezien en gehoord.

Family Way

Het tweede stuk van de visie – Family Way – kreeg ook handen en voeten, en wel door regelmatig bijeenkomsten te organiseren waar vooral gezelligheid en verbinding van mensen centraal stond. Zo werd een gevoel van gemeenschap gecreëerd.

Het belang van feedback

Een visie blijft in de lucht hangen zonder feedback. SPC is zo’n terugkoppelingsmethode. Een ander prachtig terugkoppelingssysteem is de Overall Equipment Effectiveness (OEE). Daarbij meten we de hoeveelheid tijd waarin er daadwerkelijk is geproduceerd en vermenigvuldigen die met het capaciteitspercentage waarmee de machine heeft gedraaid. Dit zetten we af tegen de maximale capaciteit en het percentage goedgekeurde producten dat van de productielijn is gekomen. Bij de meeste productiebedrijven ligt de OEE tussen de 40 en 50 procent. Dat kan veel beter, want 85 procent is zeker haalbaar.

Hoe doen we dat?

Ook in het OEE-model worden de gegevens door de mensen op de werkvloer zelf bijgehouden. De Control Chart moet voor iedereen zichtbaar zijn en mag nooit worden gebruikt om medewerkers af te straffen of onder druk te zetten, maar alleen als uitdaging om samen aan verbetering te werken. De uitkomsten kunnen tijdens de dagelijkse bijeenkomsten fungeren als voetbaluitslagen. Vooral als de OEE per ploeg wordt bijgehouden kan een spannende competitie ontstaan om de beste ploeg te worden.

Soms blijft de OEE op een bepaalde waarde hangen. Niet zelden hebben medewerkers dan eerst de neiging om de reden elders te leggen: bij machinestoringen, de kwaliteit van de grondstoffen, of bij andere afdelingen die zich niet goed aan afspraken houden. Dan is het aan de bedrijfsleiding om de goede vragen te stellen en de dialoog met de medewerkers aan te gaan. De verzamelde gegevens kunnen daarbij dienen als middel om de diepere oorzaak van de stagnerende OEE op te sporen.

Waarom SGA belangrijk is

De oplossing zal het snelst tot stand komen als alle betrokkenen worden samengebracht in een zogenaamde Small Group Activity (SGA) of Kaizen groep. De bedrijfsleiding moet samen met de betrokkenen definiëren waar die groep zich precies op gaat richten. Daarna wordt via een acht-stappenplan naar de oplossing toegewerkt.

Dit proces mag maximaal twee maanden duren. Na afloop presenteert de groep het resultaat tijdens een officiële bijeenkomst waar het hoogste productiemanagement bij aanwezig is. Vervolgens wordt het resultaat gevierd, zodat de medewerkers ook in een volgend geval weer gemotiveerd zijn om aan een SGA mee te doen.

Wil je hier meer over weten?

Kom dan naar de bijeenkomst op 14 juni om 14.00 uur in het Van der Valk Hotel in Eindhoven.
Kijk hier voor meer informatie of bel mij Steven Blom +31 6 53164940.