Jaren geleden bedachten de cabaretiers Kees van Kooten de ‘ Keek op de Week’, een humoristische terugblik op gebeurtenissen in de voorgaande week. Daar deden ze dan in hun televisieprogramma op geheel eigen wijze verslag van. Het zal vast niet in hun hoofd zijn opgekomen dat ze hiermee ook een mooie managementtechniek te pakken hadden….
Communicatie
Vaak hoor je managers, maar ook medewerkers bij bedrijven zeggen: ‘er wordt hier niet genoeg gecommuniceerd!’ Meestal is dan in werkelijkheid iets anders aan de hand. Er worden wel over veel dingen gepraat, alleen niet over de juiste dingen.
Over het algemeen heeft het hogere management de neiging om over geld te praten, terwijl de werkvloer zich vooral bezighoudt met concrete dingen rond de productie. Het middelmanagement moet de vertaalslag tussen die twee manieren van denken maken, maar slaagt daar vaak niet in (zie afbeelding rechts).
Wat hierbij helpt is een systeem van daily, weekly, monthly en quarterly management. Anders gezegd: een ‘keek (terugblik) op de week’, ‘keek op de maand’, ‘keek op het kwartaal’, en een dagelijkse vooruitblik op de dag.
Hoe werkt dat?
Om te beginnen moet er een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen de Wat en de Hoe vraag. De directie bepaalt Wat het bedrijf aan producten en diensten voortbrengt en mag daar ook autoritair over zijn. Maar zij moet aan de medewerkers overlaten Hoe de productie wordt georganiseerd en uitgevoerd. Daarbij dient de directie zich geen bepalende maar een ondersteunende rol aan te meten. Als zij ook wil bemoeien met de details van de Hoe vraag, dan zal de motivatie op de werkvloer minimaal zijn.
Hoe zorgen we nu voor een goede vertaling van de Wat vraag van de directie naar de Hoe vragen op de werkvloer?
Hiervoor is het Triple Loop leersysteem bedacht:
- Eerst stelt de directie aan de hand van de missie van het bedrijf de jaardoelen vast en bespreekt ze die met het middenmanagement;
- Daarna vertalen de middenmanagers en de teamleiders deze doelen in prestatie-indicatoren, ofwel Key Performance Indicators (KPI’s);
- De teamleiders nemen deze KPI’s mee naar de werkvloer. Aan de hand een X-type matrix nemen ze de KPI’s door met de medewerker en vertalen ze in concrete, praktische targets.
Dit alles wordt neergelegd in projectbrieven, aan de hand waarvan de organisatie aan de slag kan gaan om de doelstellingen die de directie heeft geformuleerd, ook daadwerkelijk te bereiken.
Zoals gezegd: de Triple Loop is een leersysteem. Het succes van deze vertaalslag van directie naar werkvloer hangt sterk af van de feedback op elk niveau: van middenmanagement naar de directie, van de teamleiders naar het middenmanagement, en van de medewerkers naar de teamleiders. Dat gebeurt in een ‘prestatiedialoog’.
De ‘Keek op het Kwartaal’
De prestatiedialoog van de directie en het middenmanagement is de ‘Keek op het Kwartaal’. Elke drie maanden blikken zij samen terug op de ontwikkelingen, gaan na of de focus op de doelen nog altijd scherp is en checken of het bedrijf op koers is bij het voldoen aan de Key Performance Indicators.
De ‘Keek op de Maand’
De prestatiedialoog van middenmanagement en teamleiders vindt maandelijks plaats, zij is een ‘Keek op de maand’. Daarin staat vooral het verband tussen de KPI’s en de concrete targets centraal. Ontwikkelt zich dat op de gewenste manier of zijn bijstellingen nodig?
De ‘Keek op de week’
Dan is er ten slotte ook een wekelijkse terugblik van teamleiders en medewerkers, een ‘Keek op de Week’, waarin zij samen nagaan of de targets gehaald zijn, wat er eventueel aan problemen in de weg heeft gezeten en hoe die kunnen worden opgelost.
Waarom doen we dit?
Het doel van dit hele systeem is zorgen dat de focus in de hele organisatie op de gestelde doelen blijft liggen. Natuurlijk is terugblikken dan niet genoeg. De bevindingen daarvan moeten ook worden vertaald in concrete acties. Dat kan het best door iedere dag op de werkvloer een korte meeting te houden, direct bij de machines. Daar bespreken de afdelingsleider, de teamleiders en de productiemedewerkers aan de hand van borden en grafieken de resultaten van de vorige dag. Dit noemen we Daily Management.
Wat als problemen niet direct opgelost kunnen worden?
Met Daily Management krijgen de medewerkers vervolgens de ruimte om de eventuele problemen die zijn geconstateerd zoveel mogelijk zelf op te lossen. Mocht het niet lukken de problemen direct op de vloer op te lossen, dan worden ze doorgeschoven naar de volgende ‘Keek op de week’ bijeenkomst. Deze bijeenkomst wordt georganiseerd door de verantwoordelijke voor productie. Maandelijks wordt gekeken hoe de stand van zaken is en hierover wordt terug gerapporteerd aan de directie. Op kwartaalbasis wordt door de directie een overleg belegd om na te gaan of we nog op de juiste weg zijn en wordt besproken waar eventueel moet worden bijgestuurd.
Interesse om dit systeem te introduceren of wilt u hier meer over weten? Neem contact op met Steven Blom:
Steven Blom: 06 – 5316 4940 en steven.blom@blomconsultancy.nl