De vraag die in mij steeds vaker gesteld wordt is: “Het klinkt allemaal zo gemakkelijk, maar hoe krijg ik mijn mensen mee?”  In mijn ogen een goede en terechte vraag. Het gaat erom dat niet alleen de leiding zegt dat er veranderd moet worden, maar dat alle medewerkers worden betrokken en snappen waarom dit moet gebeuren. Daarbij maak ik vaak gebruik van de kracht van de Kata: de kunst van het herhalen.

Medewerkers weten meestal prima wat er anders en beter kan en hoe ze dit kunnen realiseren. Zodra de zij het ‘waarom’ en het ‘wat’ begrijpen en de gelegenheid krijgen om vanuit hun professie de ‘hoe’ vraag te beantwoorden, gaat er echt iets gebeuren. Het antwoord ligt in mijn ogen binnen de  Monozukuri filosofie.

De Monozukuri filosofie staat voor: “Het maken van het ding, met aandacht”. Door gebalanceerd aandacht te geven aan zowel het proces (technisch systeem), als aan de mensen (sociaal systeem), kun je al experimenterend de processen verbeteren én het niveau van de medewerkers ontwikkelen.

Glazen plafond

Waarom Lean projecten vaak mislukken is, omdat de focus meestal ligt bij het proces denken alleen. Methodes worden toegepast om problemen aan te pakken en processen te verbeteren. Echter door alleen de processen te verbeteren, kom je al snel tegen een denkbeeldig glazen plafond aan waardoor je niet verder komt. De beperkende factor is dan het sociaal waardesysteem, ofwel de medewerkers die niet mee zijn ontwikkeld en daardoor de beperkende factor zijn. Andersom geld dit principe ook. De kunst hier is dus het gebalanceerd en gelijktijdig aandacht geven aan zowel het technische als aan het sociale waardesysteem. “Dat klinkt mooi, maar hoe geef ik dan op de juiste manier die gebalanceerde aandacht?”, zul je dan denken. Mijn antwoord is dat dit gebeurt door de kunst van het herhalen.

Constante kwaliteit en korte levertijden

Ik zal dit uitleggen aan de hand van een voorbeeld uit de Lean filosofie. In elk proces waar waarde wordt toegevoegd, in productie maar ook in dienstverlenende bedrijven, streven we naar constante kwaliteit en korte levertijden. Om dit te kunnen doen, is er een stabiel proces nodig dat door iedereen op elk moment op dezelfde manier uitgevoerd kan worden. Alleen dan heb je de garantie voor de klant dat de kwaliteit altijd hetzelfde niveau heeft en dat er op tijd wordt geleverd. First time right, zero defects en streven naar perfectie is hier de ambitie. Om op dit niveau te komen is standaardisatie essentieel. Vervolgens moeten we ervoor zorgen dat iedereen is opgeleid en ook conform de standaard werkt (borgen). Ook hier is het gebalanceerd ‘aandacht’ geven aan processen en mensen het antwoord. Op deze manier wordt continu verbeteren en ontwikkelen van medewerkers door steeds betere standaarden te maken een routine in de organisatie.

Routine is saai

Nu wordt het interessant. Pratend over een routine, denken we meestal dat iets saai wordt en dat mensen niet meer nadenken bij wat ze doen. En dat is toch wat we precies niet willen. Dat klopt, maar is wel wat de meeste mensen denken. In mijn ogen is dit echter net andersom. Dit wordt bevestigd door de kracht van de Kata.

Een Kata staat voor routine en komt voort uit gevechtssporten. Een Kata is een ‘vorm’ of een oefening die bestaat uit een aantal standaardbewegingen op volgorde. De bedoeling van deze ‘vorm’ is dat hij zodanig vaak wordt herhaald, dat hij inslijt in het geheugen en een automatisme wordt voor de spieren. In een echte gevechtssituatie zal bij een aanval de reactie een reflex zijn, zonder erover na te hoeven denken. Ofwel we krijgen onbewust bekwaam gedrag, en dat geeft rust. Hoe mooi kan het zijn dat er op de werkvloer een serene rust heerst, er geen stress is en mensen precies weten wat ze moeten doen en hoe ze moeten reageren in de verschillende situaties. De output is altijd goed, gebalanceerd, harmonieus en in flow. Flow en rust in zowel de processen als bij de mensen.

Dit Kata principe, ofwel routine, gebruiken we om op een standaard manier in elke situatie de juiste vragen te stellen en dit zo vaak te herhalen, dat medewerkers op deze manier gaan denken en zelfstandig en zelfredzaam de processen blijven verbeteren en zichzelf blijven ontwikkelen.

Binnen de Monozukuri filosofie is dit principe in een matrixmodel uitgewerkt en functioneert op drie niveaus waarbinnen alle Lean methodes met elkaar in relatie staan en met elkaar zijn verbonden. Dit model maakt het overzichtelijk en logisch de juiste vragen te stellen, de juiste methode in te zetten en is het duidelijk hoe de methodes elkaar versterken. Kortom een model dat in één oogopslag duidelijk maakt wat de samenhang is van de vele verschillende vragen en methodes. Dit model is gemakkelijk uit te leggen aan alle niveaus binnen de organisatie en geeft invulling aan de principes van effectieve ontwikkeling: ‘Leren en Zien’, ‘Ervaren en Doen’ en ‘Anderen Leren’.

Medewerkers op een leuke en effectieve manier mee krijgen

De volgende drie Kata’s zijn binnen het model ontwikkeld. Dit is de basis voor het continu herhalen van dezelfde vragen in verschillende situaties:

  1. Monozukuri Kata – Strategisch operationeel niveau (Leren en Zien)
  2. Verbeter Kata – Dagelijks operationeel niveau (Ervaren en Doen)
  3. Coaching Kata – Leiderschap en cultuur (Anderen Leren)

Dit is mijn antwoord op hoe je medewerkers op een leuke en effectieve manier mee kan krijgen. Door het continu inzetten en herhalen van deze drie Kata’s, zal het een routine worden de goede vragen te stellen. Het zal een routine worden om op deze manier te denken. Het zal een routine worden op deze manier naar processen en mensen te kijken en zo gebalanceerd en in flow te groeien naar een organisatie waarin continu verbeteren en respect voor mensen de kernwaarden zijn. Dit wordt zichtbaar in gedrag. We hebben onze trainingstructuur hierop afgestemd en bieden naast de Monozukuri Basics en Advanced Training nu ook een Master Programma. De resultaten zullen vanzelfsprekend zijn: van Lean naar Flow.

Bij vragen over de mogelijkheden, kun je ons bereiken:
Steven Blom:  06 – 5316 4940  en  steven.blom@blomconsultancy.nl

Gerelateerd

>   Een man, een plan en een drama

>   Succes met SMED bij Van Sillevoldt Rijst

>   Wat levert commitment en teamwork op bij NTS Mechatronics?

>   Hoe zorg je voor een stabiele productie omgeving?

>   Famar: van registreren naar verbeteren